KPI yang baik untuk kerani akaun mengukur ketepatan dan ketepatan masa. KPI untuk admin mengukur kepantasan perkhidmatan dan kawalan kos. KPI untuk eksekutif jualan mengukur jualan, margin dan kutipan. Berikut ialah contoh KPI lengkap untuk ketiga-tiga jawatan, dengan formula, contoh sasaran, sumber data dan kad skor berpemberat.
Ringkasan utama
- Setiap jawatan memerlukan 4 hingga 6 KPI sahaja.
- Kerani akaun: ukur ketepatan, ketepatan masa dan pematuhan.
- Admin: ukur kepantasan menyelesaikan permintaan, kos dan pematuhan (lesen, permit).
- Eksekutif jualan: ukur jualan, margin, kutipan dan pelanggan baharu, bukan jualan sahaja.
- Sasaran dalam artikel ini hanyalah contoh. Tetapkan sasaran berdasarkan prestasi semasa syarikat anda.
Oleh Ng Shone Fone, Pengasas dan CEO DoerHRM. Beliau mempunyai 30 tahun pengalaman dalam perniagaan dan merupakan Jurulatih Bertauliah HRD Corp.
Jika anda baru mengenali KPI, baca dahulu panduan apa itu KPI. Untuk contoh 18 jawatan lain, lihat contoh KPI pekerja mengikut jawatan.
Contoh KPI kerani akaun: apakah KPI yang sesuai?
KPI kerani akaun biasanya mengukur ketepatan kemasukan data, ketepatan masa memproses invois dan penyesuaian bank, serta pematuhan kepada prosedur kewangan.
| KPI | Formula | Contoh sasaran | Sumber data |
|---|---|---|---|
| Ketepatan kemasukan data | Entri tanpa ralat ÷ jumlah entri × 100% | 98% | Semakan sampel oleh penyelia |
| Penyesuaian bank siap tepat masa | Hari bekerja selepas hujung bulan | Dalam 5 hari bekerja | Tarikh penyesuaian siap |
| Invois pembekal diproses sebelum tarikh akhir | Invois tepat masa ÷ jumlah invois × 100% | 100% | Sistem perakaunan |
| Tuntutan perbelanjaan diproses dalam 3 hari | Tuntutan siap dalam 3 hari ÷ jumlah tuntutan × 100% | 95% | Log tuntutan |
| Penyata pelanggan dihantar tepat masa | Penyata dihantar sebelum hari ke-7 (Ya/Tidak) | 12 daripada 12 bulan | Rekod e-mel / sistem |
| Isu audit berkaitan tugas | Bilangan penemuan audit | Sifar penemuan utama | Laporan audit |
Kad skor contoh: kerani akaun
| KPI | Pemberat |
|---|---|
| Ketepatan kemasukan data | 30% |
| Penyesuaian bank siap tepat masa | 25% |
| Invois pembekal diproses sebelum tarikh akhir | 25% |
| Tuntutan perbelanjaan diproses dalam 3 hari | 20% |
| Jumlah | 100% |
Apakah KPI untuk admin (eksekutif pentadbiran)?
KPI admin mengukur sejauh mana permintaan dalaman diselesaikan dengan cepat, kos pentadbiran dikawal, dan perkara penting seperti lesen dan permit tidak terlepas.
Ramai yang berkata “kerja admin tidak boleh diukur”. Sebenarnya boleh. Ukur hasil kerja, bukan bilangan tugas.
| KPI | Formula | Contoh sasaran | Sumber data |
|---|---|---|---|
| Permintaan dalaman diselesaikan dalam tempoh dijanjikan | Selesai dalam tempoh ÷ jumlah permintaan × 100% | 95% | Log permintaan / borang |
| Kos pentadbiran berbanding bajet | Kos sebenar ÷ bajet × 100% | 100% atau kurang | Laporan kewangan |
| Pembaharuan lesen dan permit tepat masa | Pembaharuan tepat masa ÷ jumlah pembaharuan × 100% | 100% | Senarai semak lesen |
| Bekalan pejabat tidak kehabisan | Bilangan kali item penting kehabisan stok | Sifar | Rekod stok |
| Skor kepuasan pengguna dalaman | Purata skor tinjauan suku tahunan | 4.2 daripada 5 | Tinjauan ringkas |
| Fail dan dokumen mengikut SOP | Fail lulus semakan ÷ fail disemak × 100% | 95% | Semakan rawak |
Kad skor contoh: eksekutif pentadbiran
| KPI | Pemberat |
|---|---|
| Permintaan dalaman diselesaikan dalam tempoh dijanjikan | 30% |
| Kos pentadbiran berbanding bajet | 25% |
| Pembaharuan lesen dan permit tepat masa | 25% |
| Skor kepuasan pengguna dalaman | 20% |
| Jumlah | 100% |
Apakah KPI untuk eksekutif jualan?
KPI eksekutif jualan yang seimbang mengukur jualan, margin, kutipan hutang dan pelanggan baharu, supaya jurujual tidak mengejar jualan dengan memberi diskaun besar atau kredit panjang.
| KPI | Formula | Contoh sasaran | Sumber data |
|---|---|---|---|
| Pencapaian sasaran jualan | Jualan sebenar ÷ sasaran × 100% | 100% | Sistem jualan |
| Margin keuntungan kasar | Untung kasar ÷ jualan × 100% | 25% | Laporan kewangan |
| Hutang dikutip dalam 60 hari | Dikutip dalam 60 hari ÷ jumlah invois × 100% | 90% | Laporan penghutang |
| Pelanggan baharu | Bilangan akaun baharu sebulan | 4 sebulan | Sistem jualan / CRM |
| Masa menghantar sebut harga | Purata hari dari pertanyaan ke sebut harga | 1 hari bekerja | Log sebut harga |
| Kadar penukaran sebut harga | Sebut harga dimenangi ÷ sebut harga dihantar × 100% | 30% | Log sebut harga |
Kad skor contoh: eksekutif jualan
| KPI | Pemberat |
|---|---|
| Pencapaian sasaran jualan | 35% |
| Margin keuntungan kasar | 20% |
| Hutang dikutip dalam 60 hari | 20% |
| Pelanggan baharu | 15% |
| Masa menghantar sebut harga | 10% |
| Jumlah | 100% |
Untuk lebih banyak contoh dalam Bahasa Inggeris, lihat contoh KPI jualan kami.
Bagaimana menetapkan sasaran yang adil untuk jawatan ini?
Gunakan prestasi 3 hingga 6 bulan lepas sebagai nilai asas, kemudian tetapkan sasaran yang sedikit lebih tinggi, yang boleh dicapai dengan usaha.
- Kumpul data nilai asas. Contohnya, ketepatan kemasukan data sekarang ialah 94%.
- Tetapkan sasaran yang realistik. Contohnya 97% untuk 6 bulan pertama, kemudian 98%.
- Bincang dengan pekerja. Sasaran yang dipersetujui lebih mudah dicapai.
- Semak setiap bulan. Tulis satu tindakan untuk setiap KPI yang belum capai sasaran.
Gunakan Kad Skor KPI Pekerja (BM) percuma kami untuk mengira skor berpemberat secara automatik.
Kesilapan biasa
- KPI kerani akaun yang hanya berbunyi “siapkan kerja tepat masa”. Ia terlalu umum. Nyatakan kerja apa dan dalam berapa hari.
- KPI admin berdasarkan bilangan tugas. “Selesaikan 100 tugas” tidak menunjukkan kualiti perkhidmatan.
- Jurujual hanya diukur dengan jualan. Ini menggalakkan diskaun berlebihan dan hutang lapuk.
- Tiada sumber data. Jika data tidak direkod, KPI tidak boleh dinilai secara adil.
Soalan lazim (FAQ)
Apakah KPI untuk kerani akaun? KPI kerani akaun biasanya termasuk ketepatan kemasukan data, penyesuaian bank siap dalam beberapa hari bekerja selepas hujung bulan, invois pembekal diproses sebelum tarikh akhir, dan tuntutan perbelanjaan diproses tepat masa.
Apakah contoh KPI admin? Contoh KPI admin ialah permintaan dalaman diselesaikan dalam tempoh yang dijanjikan, kos pentadbiran berbanding bajet, pembaharuan lesen tepat masa, dan skor kepuasan pengguna dalaman.
Apakah KPI eksekutif jualan? KPI eksekutif jualan yang seimbang termasuk pencapaian sasaran jualan, margin keuntungan kasar, hutang dikutip dalam 60 hari dan bilangan pelanggan baharu.
Berapa banyak KPI untuk seorang kerani atau admin? Biasanya 4 hingga 6 KPI sudah mencukupi. Pastikan setiap KPI ada pemberat sekurang-kurangnya 10%.
Bagaimana mengukur prestasi admin yang kerjanya pelbagai? Kumpulkan kerja kepada 3 hingga 4 hasil utama, seperti kepantasan perkhidmatan, kawalan kos dan pematuhan, kemudian tetapkan satu KPI untuk setiap hasil.
Kesimpulan
Kerani akaun, admin dan eksekutif jualan semuanya boleh diukur dengan adil. Pilih 4 hingga 6 KPI bagi setiap jawatan, gunakan formula yang jelas, tetapkan sasaran daripada nilai asas, dan semak setiap bulan.
Mahu pengurus anda menetapkan KPI seperti ini untuk setiap jawatan? Minta cadangan bengkel KPI khusus untuk syarikat anda.
Ng Shone Fone ialah Pengasas dan CEO DoerHRM dan Group CEO Obsnap. Dengan 30 tahun pengalaman dalam perniagaan, beliau ialah Jurulatih Bertauliah HRD Corp yang membantu syarikat di Malaysia menetapkan KPI dan OKR yang berkesan.
