Borang penilaian prestasi pekerja perlu ada tujuh bahagian: maklumat pekerja, KPI dengan pemberat, kompetensi, ulasan pekerja, ulasan penilai, pelan pembangunan, serta tandatangan dan tarikh. Muat turun templat Excel percuma kami, yang mengira skor KPI, skor kompetensi dan penarafan akhir secara automatik.
Ringkasan utama
- Borang yang baik menilai apa yang dicapai (KPI) dan bagaimana ia dicapai (kompetensi).
- Setiap KPI perlu ada formula, pemberat, sasaran dan pencapaian sebenar.
- Templat ini menggunakan KPI 70% dan kompetensi 30%. Anda boleh mengubahnya.
- Ulasan penilai mesti disertakan bukti, bukan pendapat.
- Setiap penilaian perlu berakhir dengan pelan pembangunan dan tandatangan kedua-dua pihak.
Oleh Ng Shone Fone, Pengasas dan CEO DoerHRM. Beliau mempunyai 30 tahun pengalaman dalam perniagaan dan merupakan Jurulatih Bertauliah HRD Corp.
Muat turun Borang Penilaian Prestasi Pekerja (Excel, percuma): Muat turun di sini
Templat ini sudah diisi dengan contoh hipotetikal, supaya anda boleh melihat cara pengiraan sebelum menggantikannya dengan data pekerja anda. Jika anda baru mengenali KPI, baca dahulu panduan apa itu KPI.
Apa yang perlu ada dalam borang penilaian prestasi?
Borang penilaian prestasi yang lengkap mempunyai tujuh bahagian. Bahagian KPI dan kompetensi memberi skor, manakala bahagian ulasan, pelan pembangunan dan tandatangan menjadikannya rekod bertulis yang adil.
| Bahagian | Kandungan | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Maklumat pekerja | Nama, nombor pekerja, jawatan, jabatan, penilai, tempoh penilaian | Rekod jelas tentang siapa dan bila |
| KPI dengan pemberat | KPI, formula, pemberat, sasaran, pencapaian, % pencapaian | Mengukur hasil kerja secara objektif |
| Kompetensi | 4 hingga 6 kompetensi, penarafan 1 hingga 5, pemberat | Mengukur tingkah laku dan kemahiran |
| Ulasan pekerja | Pencapaian, cabaran dan sokongan yang diperlukan | Memberi pekerja suara |
| Ulasan penilai | Ringkasan prestasi dengan bukti | Menerangkan penarafan |
| Pelan pembangunan | Bidang untuk dibangunkan, tindakan, sokongan, tarikh sasaran | Melihat ke hadapan, bukan ke belakang sahaja |
| Tandatangan dan tarikh | Pekerja, penilai, ketua jabatan atau HR | Mengesahkan perbincangan telah berlaku |
Apakah yang ada dalam templat percuma ini?
Templat Excel ini mempunyai tiga helaian: Cara guna, Borang dan Tetapan. Semua skor dikira dengan formula Excel, dan borang muat pada kertas A4 untuk dicetak.
- Cara guna: arahan langkah demi langkah dalam Bahasa Malaysia.
- Borang: maklumat pekerja; Bahagian A (5 KPI); Bahagian B (5 kompetensi); Bahagian C (skor akhir dan penarafan); Bahagian D (ulasan, pelan pembangunan, tandatangan).
- Tetapan: pemberat bahagian (KPI 70%, kompetensi 30%), had maksimum 120% bagi % pencapaian, jalur penarafan 1 hingga 5, dan jadual penukaran penarafan kompetensi.
Templat ini juga menyokong KPI “lebih rendah lebih baik”, seperti masa respons atau bilangan aduan. Pilih “Ya” dan formula akan mengira sasaran ÷ pencapaian.
Bagaimana mengisi borang penilaian prestasi langkah demi langkah?
Tetapkan KPI dan kompetensi pada awal tahun, isi pencapaian sebenar pada akhir tempoh, kemudian bincang ulasan dan pelan pembangunan bersama pekerja sebelum menandatangani borang.
- Semak Tetapan. Sahkan pemberat bahagian, had 120% dan jalur penarafan mengikut polisi syarikat anda.
- Isi maklumat pekerja. Termasuk nama penilai dan tempoh penilaian.
- Isi Bahagian A pada awal tahun. Tulis 4 hingga 5 KPI dengan formula, pemberat (jumlah 100%) dan sasaran. Lihat templat KPI kami untuk contoh mengikut jawatan.
- Isi pencapaian sebenar. Gunakan data daripada sistem atau laporan, bukan anggaran. Pilih “Ya” bagi KPI “lebih rendah lebih baik”.
- Nilai kompetensi. Pekerja menilai diri sendiri dahulu, kemudian penilai memberi penarafan 1 hingga 5 dengan contoh tingkah laku.
- Semak Bahagian C. Skor akhir dan penarafan dikira secara automatik. Pastikan mesej “Pemberat OK” dan “OK” dipaparkan.
- Tulis ulasan dan pelan pembangunan. Bincang secara bersemuka, persetujui 1 hingga 3 tindakan, kemudian kedua-dua pihak menandatangani borang.
Contoh borang penilaian prestasi yang telah diisi (hipotetikal)
Contoh ini hipotetikal. Mei Ling ialah Eksekutif Khidmat Pelanggan. Skor KPI beliau 104.0%, skor kompetensi 98.5%, skor akhir 102.35%, dan penarafan akhir 4: Melebihi jangkaan.
Bahagian A: KPI (pemberat bahagian 70%)
| KPI | Pemberat | Sasaran | Pencapaian | Lebih rendah lebih baik? | % pencapaian | Skor berwajaran |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tiket diselesaikan dalam 24 jam (%) | 30% | 90 | 94.5 | Tidak | 105.0% | 31.5% |
| Skor kepuasan pelanggan (daripada 5) | 25% | 4.5 | 4.32 | Tidak | 96.0% | 24.0% |
| Purata masa respons pertama (minit) | 20% | 30 | 25 | Ya | 120.0% | 24.0% |
| Aduan berulang (bilangan setahun) | 15% | 10 | 12 | Ya | 83.3% | 12.5% |
| Artikel FAQ pelanggan dikemas kini | 10% | 6 | 9 | Tidak | 120.0% (had) | 12.0% |
| Skor KPI | 100% | 104.0% |
Perhatikan dua perkara. Masa respons 25 minit berbanding sasaran 30 minit memberi 30 ÷ 25 = 120%. Artikel FAQ sebenarnya 150% (9 ÷ 6), tetapi dihadkan pada 120%.
Bahagian B: Kompetensi (pemberat bahagian 30%)
Skor setara: 1 = 40%, 2 = 70%, 3 = 100%, 4 = 110%, 5 = 120%.
| Kompetensi | Pemberat | Penarafan | Skor setara | Skor berwajaran |
|---|---|---|---|---|
| Fokus pelanggan | 30% | 4 | 110% | 33.0% |
| Komunikasi | 20% | 2 | 70% | 14.0% |
| Kerja berpasukan | 20% | 3 | 100% | 20.0% |
| Penyelesaian masalah | 15% | 4 | 110% | 16.5% |
| Disiplin dan integriti | 15% | 3 | 100% | 15.0% |
| Skor kompetensi | 100% | 98.5% |
Bahagian C: Skor akhir dan penarafan
- KPI: 104.0% × 70% = 72.80%
- Kompetensi: 98.5% × 30% = 29.55%
- Skor akhir: 72.80% + 29.55% = 102.35%
- Jalur 100% hingga bawah 110% = penarafan 4: Melebihi jangkaan
Bahagian D: Pelan pembangunan (ringkasan)
| Bidang | Tindakan | Tarikh sasaran |
|---|---|---|
| Komunikasi bertulis | Kursus penulisan e-mel pelanggan; penilai menyemak 5 e-mel sebulan | 31 Mac 2027 |
| Aduan berulang | Kenal pasti 3 punca utama dan kongsi dengan pasukan produk setiap bulan | 30 Jun 2027 |
Bagaimana memastikan penilaian prestasi adil?
Penilaian menjadi adil apabila sasaran dipersetujui awal, data disemak sepanjang tahun, ulasan disokong bukti, dan penarafan dikalibrasi antara pengurus sebelum ganjaran diputuskan.
- Persetujui KPI pada awal tahun. Jangan tukar sasaran pada akhir tahun tanpa perbincangan.
- Semak setiap bulan. Ini mengurangkan kesan pengurus yang hanya mengingati bulan-bulan terakhir.
- Tulis bukti. “Komunikasi lemah” tidak membantu. “3 aduan pelanggan pada suku ketiga berkaitan nada e-mel” lebih jelas.
- Gunakan penerangan tahap kompetensi. Pastikan semua penilai memahami maksud penarafan 1 hingga 5 dengan cara yang sama.
- Kalibrasi sebelum ganjaran. Bandingkan penarafan antara jabatan supaya pengurus yang terlalu murah hati atau terlalu ketat tidak menjejaskan pekerja.
- Tulis polisi penilaian. Nyatakan kitaran, skala penarafan dan proses rayuan, dan semak dengan penasihat undang-undang pekerjaan sebelum mengaitkan hasil penilaian dengan tindakan tatatertib.
Apabila bilangan pekerja bertambah, mengumpul dan menyemak borang Excel menjadi berat. Modul Performance Appraisal & Analytics DoerHRM menggunakan templat borang yang sama untuk semua pekerja, penilaian diri dan penilai, serta kalibrasi HR dalam satu sistem.
Soalan lazim (FAQ)
Apa yang perlu ada dalam borang penilaian prestasi? Borang penilaian prestasi perlu ada maklumat pekerja, KPI dengan pemberat, kompetensi, ulasan pekerja, ulasan penilai, pelan pembangunan, serta tandatangan dan tarikh.
Bagaimana mengira skor dalam borang penilaian prestasi? Kira skor KPI berwajaran dan skor kompetensi berwajaran, kemudian gabungkan mengikut pemberat bahagian. Contohnya, skor akhir = skor KPI × 70% + skor kompetensi × 30%.
Mengapa % pencapaian KPI dihadkan pada 120%? Had ini menghalang satu KPI yang sangat tinggi daripada menutup kelemahan KPI lain. Anda boleh mengubah had ini dalam helaian Tetapan.
Bagaimana menilai KPI yang lebih rendah lebih baik? Bagi KPI seperti masa respons atau bilangan aduan, gunakan sasaran ÷ pencapaian. Dalam templat, pilih “Ya” dalam lajur “Lebih rendah lebih baik?”.
Perlukah pekerja menandatangani borang penilaian? Ya, sebagai amalan yang baik. Tandatangan menunjukkan borang telah dibincangkan, bukan semestinya pekerja bersetuju. Pekerja boleh menulis ulasan tidak bersetuju dalam ruangan ulasan pekerja.
Bolehkah saya mengubah pemberat KPI dan kompetensi? Boleh. Ubah pemberat bahagian dalam helaian Tetapan. Pastikan jumlahnya 100%.
Kesimpulan
Borang penilaian prestasi pekerja yang baik menggabungkan KPI berwajaran, kompetensi, ulasan berasaskan bukti, pelan pembangunan dan tandatangan. Gunakan templat percuma ini sebagai titik permulaan, ubah tetapannya mengikut polisi syarikat anda, dan semak KPI setiap bulan supaya penilaian akhir tahun tidak menjadi kejutan.
Muat turun Borang Penilaian Prestasi Pekerja (Excel, percuma): Muat turun di sini
Mahu borang, kalibrasi dan ganjaran berjalan secara automatik untuk semua pekerja? Tempah sesi percuma bersama pakar DoerHRM.
Ng Shone Fone ialah Pengasas dan CEO DoerHRM dan Group CEO Obsnap. Dengan 30 tahun pengalaman dalam perniagaan, beliau ialah Jurulatih Bertauliah HRD Corp yang membantu syarikat di Malaysia mengaitkan KPI, penilaian prestasi dan ganjaran.
