Contoh KPI pekerja yang baik mempunyai formula yang jelas, sasaran yang boleh diukur dan pemilik yang bertanggungjawab. Berikut ialah 50+ contoh KPI mengikut jawatan, daripada kerani akaun hingga penyelia pengeluaran, berserta formula dan contoh sasaran yang boleh anda sesuaikan untuk syarikat anda.
Ringkasan utama
- Setiap pekerja biasanya memerlukan 4 hingga 7 KPI, bukan 15.
- Setiap KPI perlu ada formula, nilai asas, sasaran, pemilik dan kekerapan semakan.
- Ukur hasil kerja, bukan sekadar aktiviti.
- Sasaran dalam artikel ini hanyalah contoh. Sesuaikan dengan prestasi semasa syarikat anda.
- Muat turun Kad Skor KPI Pekerja (BM) percuma untuk mengira skor secara automatik.
Oleh Ng Shone Fone, Pengasas dan CEO DoerHRM. Beliau mempunyai 30 tahun pengalaman dalam perniagaan dan merupakan Jurulatih Bertauliah HRD Corp.
Penting: semua sasaran dalam artikel ini ialah contoh untuk membantu anda bermula. Ia bukan penanda aras untuk semua syarikat. Tetapkan sasaran berdasarkan prestasi semasa (nilai asas) dan matlamat syarikat anda.
Apakah KPI pekerja?
KPI pekerja ialah ukuran prestasi yang dipersetujui antara pekerja dan pengurus untuk menilai sejauh mana pekerja itu menyumbang kepada matlamat jabatan dan syarikat.
Jika anda baru mengenali KPI, baca dahulu panduan kami apa itu KPI. Artikel ini memberi tumpuan kepada contoh KPI yang boleh terus digunakan mengikut jawatan.
Contoh KPI untuk jawatan kewangan dan pentadbiran
Jawatan kewangan dan pentadbiran sering dianggap “sukar diukur”, tetapi ketepatan, ketepatan masa dan kos boleh diukur dengan jelas.
| Jawatan | Contoh KPI | Formula | Contoh sasaran |
|---|---|---|---|
| Kerani akaun | Ketepatan kemasukan data | Entri tanpa ralat ÷ jumlah entri × 100% | 98% |
| Kerani akaun | Penyesuaian bank siap tepat masa | Hari bekerja selepas hujung bulan | Dalam 5 hari bekerja |
| Kerani akaun | Invois pembekal diproses sebelum tarikh akhir | Invois tepat masa ÷ jumlah invois × 100% | 100% |
| Eksekutif akaun | Laporan bulanan siap tepat masa | Laporan siap sebelum hari ke-7 (Ya/Tidak) | 12 daripada 12 bulan |
| Eksekutif akaun | Hari kutipan hutang (debtor days) | Penghutang ÷ jualan kredit × bilangan hari | 60 hari atau kurang |
| Eksekutif akaun | Penemuan audit | Bilangan penemuan audit berkaitan akaun | Sifar penemuan utama |
| Eksekutif pentadbiran (admin) | Permintaan dalaman diselesaikan tepat masa | Permintaan selesai dalam SLA ÷ jumlah permintaan × 100% | 95% |
| Eksekutif pentadbiran (admin) | Kos pentadbiran berbanding bajet | Kos sebenar ÷ bajet × 100% | 100% atau kurang |
| Eksekutif pentadbiran (admin) | Pembaharuan lesen dan permit tepat masa | Pembaharuan tepat masa ÷ jumlah pembaharuan × 100% | 100% |
| Penyambut tetamu | Panggilan dijawab dalam 3 deringan | Panggilan dijawab dalam 3 deringan ÷ jumlah panggilan × 100% | 90% |
| Penyambut tetamu | Skor maklum balas pelawat | Purata skor tinjauan pelawat | 4.5 daripada 5 |
Contoh KPI untuk jawatan jualan dan pemasaran
KPI jualan yang baik bukan sekadar jumlah jualan. Margin, kutipan dan pelanggan baharu sama penting.
| Jawatan | Contoh KPI | Formula | Contoh sasaran |
|---|---|---|---|
| Eksekutif jualan | Pencapaian sasaran jualan | Jualan sebenar ÷ sasaran × 100% | 100% |
| Eksekutif jualan | Margin keuntungan kasar | Untung kasar ÷ jualan × 100% | 25% |
| Eksekutif jualan | Pelanggan baharu | Bilangan akaun baharu sebulan | 4 sebulan |
| Eksekutif jualan | Hutang dikutip dalam 60 hari | Dikutip dalam 60 hari ÷ jumlah invois × 100% | 90% |
| Pengurus jualan | Pertumbuhan jualan pasukan | (Jualan tahun ini − tahun lepas) ÷ tahun lepas × 100% | 10% |
| Pengurus jualan | Ketepatan ramalan jualan | 1 − (beza antara ramalan dan sebenar ÷ sebenar) | 90% |
| Pengurus jualan | Pusing ganti jurujual | Jurujual berhenti ÷ purata bilangan jurujual × 100% | 15% atau kurang |
| Eksekutif pemasaran | Prospek berkualiti (qualified leads) | Bilangan prospek yang lulus kriteria jualan | 60 sebulan |
| Eksekutif pemasaran | Kos setiap prospek | Kos kempen ÷ bilangan prospek | RM40 atau kurang |
| Eksekutif pemasaran | Kadar penukaran prospek kepada jualan | Prospek menjadi pelanggan ÷ jumlah prospek × 100% | 10% |
| Eksekutif pemasaran | Kandungan diterbitkan mengikut jadual | Kandungan diterbitkan ÷ dirancang × 100% | 95% |
Untuk lebih banyak contoh, lihat contoh KPI jualan kami.
Contoh KPI untuk jawatan sumber manusia (HR)
KPI HR mengukur sejauh mana syarikat menarik, membangun dan mengekalkan pekerja yang betul.
| Jawatan | Contoh KPI | Formula | Contoh sasaran |
|---|---|---|---|
| Eksekutif HR | Purata hari untuk mengisi jawatan kosong | Jumlah hari ÷ bilangan jawatan diisi | 45 hari atau kurang |
| Eksekutif HR | Gaji dan rekod pekerja diproses tanpa ralat | Rekod tanpa ralat ÷ jumlah rekod × 100% | 99% |
| Eksekutif HR | Penyertaan latihan | Pekerja yang hadir latihan ÷ pekerja yang dirancang × 100% | 90% |
| Pengurus HR | Kadar pusing ganti pekerja | Pekerja berhenti ÷ purata bilangan pekerja × 100% | 12% atau kurang setahun |
| Pengurus HR | Penilaian prestasi siap tepat masa | Penilaian siap ÷ jumlah pekerja × 100% | 100% |
| Pengurus HR | Penggunaan levi HRD Corp | Levi digunakan ÷ levi tersedia × 100% | 90% |
| Pengurus HR | Pekerja baharu lulus tempoh percubaan | Lulus percubaan ÷ jumlah pekerja baharu × 100% | 85% |
Lihat juga contoh KPI untuk HR dalam Bahasa Inggeris.
Contoh KPI untuk jawatan operasi dan pengeluaran
KPI operasi biasanya mengukur kualiti, ketepatan masa dan kos.
| Jawatan | Contoh KPI | Formula | Contoh sasaran |
|---|---|---|---|
| Penyelia pengeluaran | Output berbanding pelan | Unit dikeluarkan ÷ unit dirancang × 100% | 98% |
| Penyelia pengeluaran | Kadar produk rosak | Unit rosak ÷ jumlah unit × 100% | 1% atau kurang |
| Penyelia pengeluaran | Kemalangan di tempat kerja | Bilangan kemalangan yang dilaporkan | Sifar |
| Operator pengeluaran | Output sejam | Unit siap ÷ jam bekerja | Mengikut piawaian mesin |
| Operator pengeluaran | Pematuhan SOP keselamatan | Pemeriksaan lulus ÷ jumlah pemeriksaan × 100% | 100% |
| Eksekutif QA/QC | Aduan kualiti pelanggan | Bilangan aduan kualiti sebulan | 2 atau kurang |
| Eksekutif QA/QC | Pemeriksaan siap mengikut jadual | Pemeriksaan siap ÷ dirancang × 100% | 100% |
| Juruteknik | Masa purata membaiki kerosakan | Jumlah jam membaiki ÷ bilangan kerosakan | 4 jam atau kurang |
| Juruteknik | Penyelenggaraan berjadual siap | Kerja siap ÷ kerja dirancang × 100% | 95% |
| Juruteknik | Kerosakan berulang | Kerosakan sama berulang dalam 30 hari ÷ jumlah kerosakan × 100% | 5% atau kurang |
| Eksekutif perolehan | Penjimatan kos pembelian | (Harga asal − harga dirunding) ÷ harga asal × 100% | 3% |
| Eksekutif perolehan | Penghantaran pembekal tepat masa | Penghantaran tepat masa ÷ jumlah penghantaran × 100% | 95% |
| Penjaga stor | Ketepatan stok | Stok sebenar sepadan dengan sistem ÷ jumlah item × 100% | 98% |
| Penjaga stor | Pesanan disediakan tepat masa | Pesanan siap tepat masa ÷ jumlah pesanan × 100% | 98% |
| Pemandu / penghantar | Penghantaran tepat masa | Penghantaran tepat masa ÷ jumlah penghantaran × 100% | 95% |
| Pemandu / penghantar | Kemalangan atau saman trafik | Bilangan kemalangan atau saman | Sifar |
Contoh KPI untuk khidmat pelanggan dan IT
Untuk jawatan yang berurusan dengan pelanggan atau pengguna, ukur kepantasan dan kepuasan.
| Jawatan | Contoh KPI | Formula | Contoh sasaran |
|---|---|---|---|
| Eksekutif khidmat pelanggan | Aduan diselesaikan dalam 24 jam | Aduan selesai dalam 24 jam ÷ jumlah aduan × 100% | 90% |
| Eksekutif khidmat pelanggan | Skor kepuasan pelanggan | Purata skor tinjauan | 4.5 daripada 5 |
| Eksekutif khidmat pelanggan | Masa purata menjawab pertanyaan | Jumlah minit menunggu ÷ bilangan pertanyaan | 2 minit atau kurang |
| Eksekutif khidmat pelanggan | Selesai pada hubungan pertama | Isu selesai pada panggilan pertama ÷ jumlah isu × 100% | 75% |
| Eksekutif IT | Masa purata menyelesaikan tiket | Jumlah jam ÷ bilangan tiket | 8 jam atau kurang |
| Eksekutif IT | Masa sistem beroperasi (uptime) | Jam sistem berfungsi ÷ jumlah jam × 100% | 99.5% |
| Eksekutif IT | Sandaran data (backup) berjaya | Sandaran berjaya ÷ sandaran dijadualkan × 100% | 100% |
Contoh lengkap: KPI kerani akaun dengan pemberat
Berikut ialah contoh ilustrasi bagaimana 4 KPI seorang kerani akaun diberi pemberat dan dikira. Nombor ini hanyalah contoh.
| KPI | Pemberat | Sasaran | Pencapaian | % pencapaian | Skor berwajaran |
|---|---|---|---|---|---|
| Ketepatan kemasukan data | 30% | 95% | 96% | 101.1% | 30.3 |
| Penyesuaian bank siap (lebih rendah lebih baik) | 25% | 5 hari | 4 hari | 125% (had 120%) | 30.0 |
| Invois pembekal diproses tepat masa | 25% | 100% | 100% | 100.0% | 25.0 |
| Tuntutan perbelanjaan diproses dalam 3 hari | 20% | 100% | 90% | 90.0% | 18.0 |
| Jumlah | 100% | 103.3% |
Perhatikan KPI kedua: untuk KPI yang “lebih rendah lebih baik” seperti bilangan hari, pencapaian dikira sebagai sasaran ÷ sebenar (5 ÷ 4 = 125%). Had 120% menghalang satu KPI daripada menutup kelemahan KPI lain.
Anda boleh mengira contoh ini secara automatik dengan Kad Skor KPI Pekerja (BM) percuma kami.
Bagaimana memilih KPI yang sesuai untuk pekerja?
Pilih 4 hingga 7 KPI yang berkaitan dengan matlamat jabatan, boleh diukur setiap bulan, dan berada dalam kawalan pekerja tersebut.
- Mulakan dengan matlamat jabatan. Tanya: bagaimana jawatan ini menyumbang kepada matlamat itu?
- Pilih hasil, bukan aktiviti. “Aduan selesai dalam 24 jam” lebih baik daripada “jawab 50 panggilan”.
- Pastikan ia dalam kawalan pekerja. Jangan beri kerani akaun KPI jualan syarikat.
- Tetapkan nilai asas sebelum sasaran. Lihat prestasi 3 hingga 6 bulan lepas.
- Beri pemberat yang jelas. Jumlah 100%, dan setiap KPI sekurang-kurangnya 10%.
- Semak setiap bulan. Tulis satu tindakan untuk setiap KPI yang belum capai sasaran.
Apakah kesilapan biasa semasa menetapkan KPI pekerja?
Kesilapan paling biasa ialah menyalin KPI daripada syarikat lain tanpa menyesuaikannya, dan menetapkan terlalu banyak KPI.
- Menyalin bulat-bulat. Contoh dalam artikel ini perlu disesuaikan dengan proses dan sasaran syarikat anda.
- Terlalu banyak KPI. 12 KPI bermaksud setiap satu hanya bernilai sekitar 8%, dan tiada yang diberi perhatian.
- KPI yang tidak boleh diukur. “Bekerja dengan rajin” bukan KPI.
- Tiada data. Jika tiada sistem untuk mengumpul data, KPI itu tidak boleh dinilai secara adil.
- Hanya dinilai pada akhir tahun. Pekerja tidak sempat memperbaiki prestasi.
Soalan lazim (FAQ)
Apakah contoh KPI pekerja? Contoh KPI pekerja termasuk pencapaian sasaran jualan untuk eksekutif jualan, ketepatan kemasukan data untuk kerani akaun, dan aduan diselesaikan dalam 24 jam untuk eksekutif khidmat pelanggan. Setiap KPI perlu ada formula dan sasaran.
Berapa banyak KPI untuk seorang pekerja? Kebanyakan pekerja hanya perlukan 4 hingga 7 KPI. Lebih daripada itu, fokus menjadi kabur dan pemberat setiap KPI terlalu kecil.
Bagaimana menetapkan KPI untuk jawatan admin? Ukur ketepatan masa, ketepatan kerja dan kos. Contohnya, permintaan dalaman diselesaikan dalam tempoh yang dijanjikan, kos pentadbiran berbanding bajet, dan pembaharuan lesen tepat masa.
Apakah KPI untuk kerani akaun? Contoh KPI kerani akaun ialah ketepatan kemasukan data, penyesuaian bank siap dalam beberapa hari bekerja selepas hujung bulan, dan invois pembekal diproses sebelum tarikh akhir.
Adakah KPI sama untuk semua pekerja dalam jawatan yang sama? Biasanya KPI adalah sama untuk jawatan yang sama, tetapi sasaran mungkin berbeza mengikut kawasan, pengalaman atau saiz akaun.
Siapa yang menetapkan KPI pekerja? KPI pekerja sebaiknya dipersetujui bersama oleh pekerja dan pengurus, berdasarkan matlamat jabatan. HR menyelaras proses dan memastikan KPI adil antara jabatan.
Kesimpulan
Gunakan contoh KPI dalam artikel ini sebagai titik permulaan. Pilih 4 hingga 7 KPI bagi setiap jawatan, pastikan setiap satu ada formula, nilai asas, sasaran, pemilik dan kekerapan semakan, kemudian semak setiap bulan.
Mahu pengurus anda menetapkan KPI yang sesuai untuk setiap jawatan dalam jabatan mereka? Latihan KPI DoerHRM membantu pengurus membina kad skor, kamus KPI dan pemberat untuk syarikat anda. Minta cadangan bengkel KPI khusus.
Ng Shone Fone ialah Pengasas dan CEO DoerHRM dan Group CEO Obsnap. Dengan 30 tahun pengalaman dalam perniagaan, beliau ialah Jurulatih Bertauliah HRD Corp yang membantu syarikat di Malaysia menetapkan KPI dan OKR yang berkesan.
